ISO 16175

Wat is ISO 16175?

ISO 16175 is een internationale norm van de International Organization for Standardization (ISO) die functionele eisen beschrijft voor software die digitale archiefstukken beheert. In Nederland is deze norm vastgesteld als NEN‑ISO 16175‑1:2020 (bron: NEN), gepubliceerd in 2020 als Nederlandse implementatie van de internationale standaard.

De norm richt zich op records management: het betrouwbaar vastleggen, beheren en toegankelijk houden van digitale informatie met bewijswaarde. ISO 16175 beschrijft wat software moet kunnen om dit mogelijk te maken, niet hoe organisaties hun processen exact moeten inrichten.

ISO 16175 sluit inhoudelijk aan op ISO 15489 (bron: ISO), de internationale standaard voor records management.

Waarom is ISO 16175 ontwikkeld?

Organisaties creëren steeds meer informatie in digitale vorm. Deze informatie ontstaat vaak direct in bedrijfsapplicaties zoals DMS‑systemen, zaaksystemen en ERP‑software, en niet meer in afzonderlijke archiefapplicaties.

In de praktijk bleek dat veel software onvoldoende rekening hield met archief‑ en bewaareisen. ISO 16175 is ontwikkeld om hiervoor internationaal overeengekomen functionele eisen vast te leggen.

De norm helpt organisaties en softwareleveranciers om digitale records betrouwbaar, authentiek en controleerbaar te beheren, met het oog op wetgeving, verantwoording en bedrijfscontinuïteit.

Hoe is ISO 16175 opgebouwd?

ISO 16175 bestaat uit meerdere delen, elk met een eigen focus.

ISO 16175‑1 beschrijft functionele eisen die van toepassing zijn op alle applicaties waarin digitale records worden gecreëerd en beheerd. Dit deel vormt de basis voor toepassing in Nederland.

ISO 16175‑2 richt zich specifieker op digitale records management systemen. ISO 16175‑3 wordt in de praktijk beperkt toegepast en heeft vooral een historisch karakter.

Voor Nederlandse organisaties is NEN‑ISO 16175‑1:2020 het belangrijkste referentiekader.

Voor welke organisaties is ISO 16175 relevant?

ISO 16175 is vooral relevant voor organisaties die veel digitale informatie beheren en daarbij te maken hebben met bewaarplichten en verantwoordingsverplichtingen.

De norm wordt veel toegepast binnen overheden, zorginstellingen en semi‑publieke organisaties, maar is ook relevant voor informatie‑intensieve bedrijven. Daarnaast speelt ISO 16175 een belangrijke rol bij softwareselecties, aanbestedingen en compliance‑projecten.

Typische doelgroepen zijn records managers, informatiebeheerders, IT‑architecten, compliance officers en inkoopprofessionals.

ISO 16175 en Archiefwet & AVG

ISO 16175 ondersteunt organisaties bij het naleven van wettelijke verplichtingen zoals de Archiefwet en de AVG. De norm helpt bij het correct vastleggen van metadata, het toepassen van bewaartermijnen en het aantoonbaar beheren van digitale records.

Daarnaast draagt ISO 16175 bij aan transparantie, audit trails, toegangsbeheer en controle over persoonsgegevens. De norm vervangt wetgeving niet, maar biedt een praktisch kader om hieraan te voldoen.

Wat regelt ISO 16175 concreet?

ISO 16175 beschrijft functionele eisen waaraan software moet voldoen om digitale records betrouwbaar te beheren. De norm gaat onder andere in op:

• Vastlegging en classificatie van digitale archiefstukken
• Automatische en betrouwbare metadata
• Beheer van bewaartermijnen en vernietiging
• Borging van authenticiteit en integriteit
• Toegangs‑ en autorisatiebeheer
• Zoeken, gebruiken en delen van records
• Migratie, export en overdraagbaarheid van informatie

Wat betekent ISO 16175 voor DMS en bedrijfsapplicaties?

ISO 16175 is van toepassing op alle systemen waarin digitale records ontstaan, waaronder DMS‑systemen, zaaksystemen, ERP‑oplossingen en andere bedrijfsapplicaties.

Organisaties kunnen ISO 16175 op verschillende manieren toepassen: door archieffunctionaliteit in de applicatie zelf te realiseren, via integratie met een archiefsysteem of door gecontroleerde export naar een archiefvoorziening.

De norm helpt bij het maken van onderbouwde keuzes bij softwareselectie en systeeminrichting.

ISO 16175 vergeleken met andere normen

ISO 16175 staat niet op zichzelf, maar vormt onderdeel van een breder normenkader rond informatiebeheer.

ISO 15489 beschrijft de principes van records management. ISO 16175 vertaalt deze principes naar functionele eisen voor software. ISO 30301 richt zich op het managementsysteem voor records. ISO 27001 focust op informatiebeveiliging, terwijl MoReq een Europees model vormt voor records management.

“ISO 16175 werkt het best als u het gebruikt als objectief eisenkader. Zo maakt u inzichtelijk welke recordkeeping-functionaliteit uw DMS of zaaksysteem wél en niet ondersteunt — en kunt u gericht verbeteracties en selectiecriteria opstellen.”

— Niels Maas, oprichter MaasISO