AVG beeldmateriaal toestemming: regels, formulier en veelgemaakte fouten

Wanneer is toestemming voor beeldmateriaal verplicht volgens de AVG?

Foto's en video's waarop personen herkenbaar zijn, zijn persoonsgegevens onder de AVG. Dat betekent dat je een geldige grondslag nodig hebt voordat je ze maakt, opslaat of publiceert. In de meeste gevallen is dat toestemming — maar niet altijd.

De Autoriteit Persoonsgegevens hanteert een duidelijke lijn: gebruik je beeldmateriaal van herkenbare personen voor externe communicatie (website, social media, brochures), dan is expliciete toestemming bijna altijd vereist. Intern gebruik binnen een afgeschermde omgeving (bijvoorbeeld een intranet met beperkte toegang) kan soms onder een andere grondslag vallen.

Wat maakt toestemming "geldig" onder de AVG?

Artikel 7 van de AVG stelt vier strikte eisen aan geldige toestemming:

1. Vrijwillig — de persoon mag geen nadeel ondervinden bij weigering. Dit is juist op de werkvloer een aandachtspunt: een werknemer moet echt "nee" kunnen zeggen zonder consequenties
2. Specifiek — toestemming geldt alleen voor het genoemde doel. Toestemming voor een intern nieuwsbericht dekt geen social media-campagne
3. Geïnformeerd — de persoon weet vooraf wie de beelden gebruikt, waarvoor, hoe lang en welke rechten hij of zij heeft
4. Ondubbelzinnig — een actieve handeling is vereist (handtekening, aanvinken). Stilzwijgende toestemming ("wie niet belt, stemt in") is niet geldig

Dit geldt voor elke situatie waarin personen herkenbaar in beeld komen: werknemers op de bedrijfswebsite, bezoekers op een evenement, kinderen op een schoolfoto of patiënten in een zorginstelling.

De zes AVG-grondslagen: wanneer mag je beeldmateriaal gebruiken zonder toestemming?

Toestemming is niet de enige grondslag. De AVG kent zes grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens, waarvan er drie relevant kunnen zijn voor beeldmateriaal:

Grondslag	Wanneer toepasbaar	Voorbeeld
Toestemming (art. 6.1a)	Externe publicatie van herkenbaar beeldmateriaal	Werknemersfoto's op de website
Gerechtvaardigd belang (art. 6.1f)	Beveiliging, intern gebruik met belangenafweging	Cameratoezicht op bedrijfsterrein
Uitvoering overeenkomst (art. 6.1b)	Beeldmateriaal is noodzakelijk voor de dienst	Fotograaf die portretfoto's maakt voor een klant

Belangrijk: bij gerechtvaardigd belang moet je altijd een belangenafweging maken én documenteren. Het belang van jouw organisatie moet zwaarder wegen dan het privacybelang van de persoon op de foto. In de praktijk is dit bij externe publicatie vrijwel nooit het geval — gebruik dan gewoon toestemming.

Beeldmateriaal op de werkvloer: werknemers, evenementen en klanten

De meeste vragen over AVG en beeldmateriaal komen uit drie situaties. Hieronder de praktische aanpak per scenario:

Werknemers op de bedrijfswebsite of social media

Dit is de meest voorkomende situatie. Een werkgever wil medewerkers op de website tonen voor een persoonlijk en professioneel beeld. De AVG vereist hier expliciete toestemming, omdat de machtsverhouding werkgever-werknemer de vrijwilligheid onder druk zet.

Zo pak je het aan:

• Vraag toestemming via een apart formulier, los van het arbeidscontract
• Benoem exact waarvoor de foto's worden gebruikt (website, LinkedIn, brochure)
• Leg vast dat weigering geen gevolgen heeft voor de arbeidsrelatie
• Verwijder beelden binnen een redelijke termijn na uitdiensttreding of intrekking

Wij zien in de praktijk dat organisaties die dit goed regelen, juist méér medewerking krijgen. Transparantie werkt.

Evenementen en bijeenkomsten

Bij evenementen met grotere groepen is individuele toestemming per foto vaak niet haalbaar. De Autoriteit Persoonsgegevens erkent dat je dan een combinatie van maatregelen kunt inzetten:

• Informeer deelnemers vooraf (uitnodiging, website, bordje bij ingang) dat er wordt gefotografeerd
• Geef aan waarvoor het beeldmateriaal wordt gebruikt
• Bied een opt-out mogelijkheid aan (gekleurde badge, apart loket)
• Publiceer geen close-ups zonder individuele toestemming
• Overzichtsfoto's van grote groepen in een publieke setting vallen eerder onder gerechtvaardigd belang

Minderjarigen en kwetsbare groepen

Voor kinderen onder de 16 jaar is toestemming van de ouder of wettelijk vertegenwoordiger vereist. Bij zorginstellingen of onderwijsinstellingen gelden aanvullende eisen:

• Gebruik een apart toestemmingsformulier per schooljaar of behandelperiode
• Wees extra specifiek over het doel (alleen intern, of ook website/social media)
• Leg vast wie de beelden mag bekijken
• Verwijder beelden direct bij intrekking van toestemming

Het toestemmingsformulier: wat moet erin staan?

Een goed toestemmingsformulier voor beeldmateriaal bevat minimaal deze elementen:

1. Naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke (jouw organisatie)
2. Beschrijving van het beeldmateriaal — wat wordt er precies vastgelegd?
3. Doel van het gebruik — website, social media, interne communicatie, drukwerk?
4. Bewaartermijn — hoe lang worden de beelden bewaard?
5. Rechten van de betrokkene — recht op inzage, verwijdering en intrekking van toestemming
6. Contactgegevens voor vragen en intrekking — wie is het aanspreekpunt?
7. Handtekening en datum — of een digitale equivalent (aanvinken met timestamp)

Vermijd vage formuleringen als "voor alle communicatie-uitingen" of "voor onbepaalde tijd". Hoe specifieker, hoe sterker je juridische positie.

Tip uit de praktijk: maak aparte checkboxes per kanaal (website, LinkedIn, interne nieuwsbrief). Zo kan iemand toestemming geven voor het ene kanaal maar niet voor het andere. Dit voorkomt discussies achteraf.

Veelgemaakte fouten bij beeldmateriaal en de AVG

In onze AVG-begeleidingstrajecten komen we deze fouten steeds weer tegen:

Fout 1: Toestemming opnemen in het arbeidscontract

Toestemming in het arbeidscontract is niet vrijwillig — de werknemer tekent voor de baan, niet voor de foto. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft herhaaldelijk bevestigd dat toestemming apart moet worden gevraagd.

Fout 2: Geen registratie van toestemmingen

Je moet kunnen aantonen dat iemand toestemming heeft gegeven. Mondeling toestemming vragen zonder registratie is als een verzekering zonder polis: waardeloos als het erop aankomt.

Fout 3: Beelden niet verwijderen na intrekking

Iemand trekt toestemming in, maar de foto staat drie maanden later nog op de website. Dit is een datalek en kan leiden tot een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens of zelfs een boete.

Fout 4: Oud beeldmateriaal zonder toestemming blijven gebruiken

Veel organisaties hebben foto's van voor de AVG (mei 2018) nog online staan zonder dat er ooit toestemming is gevraagd. De AVG kent geen overgangsregeling — ook voor bestaand beeldmateriaal heb je een geldige grondslag nodig.

Fout 5: Toestemming voor alles als standaard grondslag gebruiken

Toestemming is niet altijd de beste keuze. Bij cameratoezicht voor beveiliging is gerechtvaardigd belang vaak een sterkere grondslag. Kies per situatie de juiste AVG-grondslag.

Wat anderen niet vertellen over AVG en beeldmateriaal

Er zijn drie inzichten die je zelden leest in standaard privacyartikelen:

Toestemming intrekken is lastiger dan je denkt. In theorie kan iemand toestemming altijd intrekken. Maar als die foto in een gedrukte brochure van 10.000 exemplaren staat, wordt het praktisch onmogelijk. De AVG zegt dat intrekking "even makkelijk" moet zijn als het geven van toestemming. Denk hier vooraf over na en communiceer realistisch over de mogelijkheden.

De grens tussen portretrecht en AVG is vager dan juristen doen voorkomen. Het portretrecht (Auteurswet) en de AVG lopen bij beeldmateriaal door elkaar. In de praktijk betekent dit dat je aan beide moet voldoen: AVG-toestemming voor de verwerking én portretrecht voor de publicatie. Eén toestemmingsformulier dat beide dekt, bespaart je dubbel werk.

Stock foto's zijn niet automatisch AVG-proof. Als je stockfoto's gebruikt waarop herkenbare personen staan, is de fotograaf of het platform verantwoordelijk voor de toestemming van het model. Maar als jij die foto gebruikt in een context die de afgebeelde persoon kan schaden (bijvoorbeeld bij een artikel over fraude), kun jij alsnog aansprakelijk zijn. Check altijd de licentievoorwaarden.

Cameratoezicht en de AVG: apart regime

Cameratoezicht op de werkplek of in openbare ruimtes valt onder een apart AVG-regime. Hier is toestemming meestal niet de juiste grondslag — gerechtvaardigd belang is dat wel, mits je aan deze voorwaarden voldoet:

• Belangenafweging documenteren: het beveiligingsbelang weegt zwaarder dan de privacy van gefilmde personen
• Informatieplicht naleven: bordjes ophangen met wie filmt, waarvoor, en waar men terecht kan met vragen
• Bewaartermijn respecteren: camerabeelden maximaal 4 weken bewaren (standaard AP-richtlijn), tenzij er een incident is
• DPIA uitvoeren: bij stelselmatig cameratoezicht is een Data Protection Impact Assessment verplicht

Dit is een ander traject dan toestemming voor beeldmateriaal in communicatie-uitingen. Combineer deze niet in één beleid.

Direct toepasbaar: checklist AVG-proof beeldmateriaal

Gebruik deze checklist om beeldmateriaal AVG-compliant te maken:

1. Bepaal de grondslag — Is toestemming nodig of volstaat een andere grondslag? Documenteer je keuze
2. Maak een toestemmingsformulier — Specifiek per doel en kanaal, met alle verplichte elementen
3. Registreer toestemmingen centraal — Digitaal, met datum, scope en eventuele intrekkingen
4. Informeer betrokkenen vooraf — Voordat de camera begint te draaien, niet achteraf
5. Stel bewaartermijnen vast — Hoe lang bewaar je beelden? Wanneer verwijder je ze?
6. Richt een intrekkingsproces in — Wie is verantwoordelijk? Binnen welke termijn wordt verwijderd?
7. Audit je bestaand beeldmateriaal — Controleer of alle foto's en video's op je website een geldige grondslag hebben
8. Train je medewerkers — Zorg dat iedereen die fotografeert of filmt de basisregels kent

Conclusie

AVG-compliant werken met beeldmateriaal draait om drie dingen: de juiste grondslag kiezen, transparant communiceren en zorgvuldig registreren. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn — maar je moet het wel bewust doen.

De meeste problemen ontstaan niet door kwade opzet, maar door onwetendheid. Een helder toestemmingsformulier, een centraal register en duidelijke afspraken over bewaartermijnen en intrekking voorkomen 90% van de AVG-risico's rond beeldmateriaal.

Wil je weten of jouw organisatie AVG-proof werkt met beeldmateriaal? Neem contact op voor een vrijblijvende check of bekijk onze AVG-begeleiding voor een complete aanpak.