AVG beeldmateriaal toestemming: regels, formulier en veelgemaakte fouten

Ja, maar alleen met expliciete toestemming die los van het arbeidscontract is gevraagd. De werknemer moet vrijwillig en geïnformeerd instemmen, zonder dat weigering gevolgen heeft voor de arbeidsrelatie. Benoem exact waarvoor de foto's worden gebruikt en hoe lang ze online blijven.

De AVG schrijft geen vaste termijn voor, maar je mag beelden niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het doel. Voor cameratoezicht geldt een richtlijn van maximaal 4 weken (Autoriteit Persoonsgegevens). Voor marketingbeeldmateriaal geldt de toestemming: zodra iemand deze intrekt of uit dienst gaat, moet je de beelden verwijderen.

Je moet de foto zo snel mogelijk verwijderen van alle kanalen waar je controle over hebt (website, social media, intranet). Bij gedrukt materiaal dat al is verspreid, is volledige verwijdering praktisch onmogelijk — communiceer dit vooraf in je toestemmingsformulier. De AVG vereist dat intrekking 'even makkelijk' is als het geven van toestemming.

Bij overzichtsfoto's van grote groepen in een publieke setting kun je vaak een beroep doen op gerechtvaardigd belang, mits je deelnemers vooraf informeert en een opt-out mogelijkheid biedt. Voor close-ups of portretten van individuele deelnemers is wel expliciete toestemming vereist.

Ja. De AVG kent geen overgangsregeling voor bestaand beeldmateriaal. Als je foto's van voor mei 2018 online hebt staan waarop personen herkenbaar zijn, heb je daar alsnog een geldige grondslag voor nodig. Controleer je bestaand beeldmateriaal en vraag alsnog toestemming of verwijder de beelden.

Een Data Protection Impact Assessment (DPIA) is verplicht bij stelselmatig cameratoezicht op werknemers of in openbare ruimtes. Voor incidenteel gebruik van beeldmateriaal in communicatie-uitingen is een DPIA meestal niet vereist, tenzij het gaat om grootschalige verwerking van beelden van kwetsbare groepen (kinderen, patiënten).