Laden...
Laden...
Richtlijn voor digitaal informatie‑ en archiefbeheer ISO 16175 helpt organisaties grip te krijgen op digitaal informatie‑ en archiefbeheer. De norm beschrijft functionele eisen aan software die digitale archiefstukken beheert, met focus op betrouwbaarheid, authenticiteit en compliance. MaasISO helpt organisaties ISO 16175 praktisch toe te passen bij DMS‑selectie, inrichting en governance. Geen certificering, wél inhoudelijke zekerheid.
ISO 16175 is een internationale norm van de International Organization for Standardization (ISO) die functionele eisen beschrijft voor software die digitale archiefstukken beheert. In Nederland is deze norm vastgesteld als NEN‑ISO 16175‑1:2020 (bron: NEN), gepubliceerd in 2020 als Nederlandse implementatie van de internationale standaard.
De norm richt zich op records management: het betrouwbaar vastleggen, beheren en toegankelijk houden van digitale informatie met bewijswaarde. ISO 16175 beschrijft wat software moet kunnen om dit mogelijk te maken, niet hoe organisaties hun processen exact moeten inrichten.
ISO 16175 sluit inhoudelijk aan op ISO 15489 (bron: ISO), de internationale standaard voor records management.
Organisaties creëren steeds meer informatie in digitale vorm. Deze informatie ontstaat vaak direct in bedrijfsapplicaties zoals DMS‑systemen, zaaksystemen en ERP‑software, en niet meer in afzonderlijke archiefapplicaties.
In de praktijk bleek dat veel software onvoldoende rekening hield met archief‑ en bewaareisen. ISO 16175 is ontwikkeld om hiervoor internationaal overeengekomen functionele eisen vast te leggen.
De norm helpt organisaties en softwareleveranciers om digitale records betrouwbaar, authentiek en controleerbaar te beheren, met het oog op wetgeving, verantwoording en bedrijfscontinuïteit.
ISO 16175 bestaat uit meerdere delen, elk met een eigen focus.
ISO 16175‑1 beschrijft functionele eisen die van toepassing zijn op alle applicaties waarin digitale records worden gecreëerd en beheerd. Dit deel vormt de basis voor toepassing in Nederland.
ISO 16175‑2 richt zich specifieker op digitale records management systemen. ISO 16175‑3 wordt in de praktijk beperkt toegepast en heeft vooral een historisch karakter.
Voor Nederlandse organisaties is NEN‑ISO 16175‑1:2020 het belangrijkste referentiekader.
| Deel | Titel (globaal) | Waarvoor gebruik je dit? |
|---|---|---|
| ISO 16175-1:2020 | Functional requirements (high-level) | Basis: eisen aan software die digitale records beheert |
| ISO/TS 16175-2:2020 | Guidance voor selectie/implementatie | Selectie, ontwerp, implementatie en beheer van recordkeeping software |
| ISO 16175-3 | Beperkt toegepast / historisch | In de praktijk minder relevant; vooral achtergrond/historie |
ISO 16175 is vooral relevant voor organisaties die veel digitale informatie beheren en daarbij te maken hebben met bewaarplichten en verantwoordingsverplichtingen.
De norm wordt veel toegepast binnen overheden, zorginstellingen en semi‑publieke organisaties, maar is ook relevant voor informatie‑intensieve bedrijven. Daarnaast speelt ISO 16175 een belangrijke rol bij softwareselecties, aanbestedingen en compliance‑trajecten.
Typische doelgroepen zijn records managers, informatiebeheerders, IT‑architecten, compliance officers en inkoopprofessionals.
ISO 16175 ondersteunt organisaties bij het naleven van wettelijke verplichtingen zoals de Archiefwet en de AVG. De norm helpt bij het correct vastleggen van metadata, het toepassen van bewaartermijnen en het aantoonbaar beheren van digitale records.
Daarnaast draagt ISO 16175 bij aan transparantie, audit trails, toegangsbeheer en controle over persoonsgegevens. De norm vervangt wetgeving niet, maar biedt een praktisch kader om hieraan te voldoen.
ISO 16175 beschrijft functionele eisen waaraan software moet voldoen om digitale records betrouwbaar te beheren. De norm gaat onder andere in op:
ISO 16175 is van toepassing op alle systemen waarin digitale records ontstaan, waaronder DMS‑systemen, zaaksystemen, ERP‑oplossingen en andere bedrijfsapplicaties.
Organisaties kunnen ISO 16175 op verschillende manieren toepassen: door archieffunctionaliteit in de applicatie zelf te realiseren, via integratie met een archiefsysteem of door gecontroleerde export naar een archiefvoorziening.
De norm helpt bij het maken van onderbouwde keuzes bij softwareselectie en systeeminrichting.
ISO 16175 staat niet op zichzelf, maar vormt onderdeel van een breder normenkader rond informatiebeheer.
ISO 15489 beschrijft de principes van records management. ISO 16175 vertaalt deze principes naar functionele eisen voor software. ISO 30301 richt zich op het managementsysteem voor records. ISO 27001 focust op informatiebeveiliging, terwijl MoReq een Europees model vormt voor records management.
“ISO 16175 werkt het best als je het gebruikt als objectief eisenkader. Zo maak je inzichtelijk welke recordkeeping-functionaliteit je DMS of zaaksysteem wél en niet ondersteunt—en kun je gericht verbeteracties en selectiecriteria opstellen.”
— Niels Maas, Senior ISO consultant / informatiebeheer adviseur, MaasISO
| Norm | Focus | Wat levert het op? |
|---|---|---|
| ISO 16175 | Functionele software-eisen voor records | Checklist/requirements voor DMS/zaaksystemen en recordkeeping functies |
| ISO 15489-1:2016 | Records management principes | Richtinggevend kader voor organisatie en proces |
| ISO 30301:2019 | Managementsysteem voor records | Eisen voor beleid, doelen, borging en sturing (MSR) |
| ISO/IEC 27001 | Informatiebeveiliging managementsysteem | Beveiligingsmaatregelen en ISMS governance (niet specifiek records) |
| MoReq | Europees model voor e-records | Referentiemodel/requirements voor e-records management |
MaasISO helpt organisaties ISO 16175 praktisch toe te passen. Wij analyseren bestaande applicaties, beoordelen DMS‑ en zaaksystemen en voeren gap‑analyses uit ten opzichte van de norm.
Daarnaast ondersteunen wij bij softwareselecties, aanbestedingen en het opstellen van een realistische roadmap voor digitaal informatie‑ en archiefbeheer. Inhoudelijk, onafhankelijk en afgestemd op de praktijk.